Jak właściwie stosować znak certyfikacji ISO

PRAWO DO POSŁUGIWANIA SIĘ ZNAKIEM ORAZ ZASADY POWOŁYWANIA SIĘ NA CERTYFIKACJĘ

1. Po spełnieniu warunków określonych w umowie na świadczenie usług certyfikacyjnych, Klient w okresie ważności certyfikatu, uzyskuje prawo do posługiwania się Znakiem certyfikacji – wraz z informacją o certyfikowanym systemie zarządzania, jak również uzyskuje prawo do posługiwania się tym znakiem w dokumentach promocyjnych, reklamowych, papierze firmowym, mediach komunikacyjnyc z jednoznacznym wskazaniem, że Znak dotyczy systemu zarządzania objętego zakresem certyfikatu.

2. PCC Sp. zo.o zezwala organizacji na używanie znaków certyfikacji na dokumentach związanych z certyfikowanym systemem zarzadzania pod warunkiem:

− znak certyfikacji może być stosowany tylko na dokumentach i materiałach reklamowych przez które rozumiane są m.in: dokumenty handlowe (np. oferty, druki, pisma firmowe), dokumenty i materiały promocyjne lub informacyjne (np. broszury, publikacje) oraz na stronach internetowych wyłącznie w celu wykazania, że system zarządzania jest zgodny z podanym dokumentem (np. normą), w odniesieniu do obszaru działania, który określa zakres certyfikacji .

− Klient zobowiązany jest wyróżnić zakres działalności, którego dotyczy certyfikat, jeżeli zastosowano znak w kontekście, w którym to nasuwa wątpliwości,

− znak nie może być stosowany w sposób, który mógłby świadczyć, że odnosi się do jakości wyrobu (nie może być umieszczony na wyrobie),

− jeżeli PCC Sp. zo.o. uznało, że organizacja niewłaściwie wykorzystuje znak certyfikacji, powiadamia organizację o konieczności stosowania znaku zgodnie z zasadami podanymi w dokumencie,

− organizacja nie może zmieniać formy znaku certyfikacji,

− organizacja nie może usuwać „ramki”, jak też zmieniać tła na inne, gdyż stanowią one integralne elementy znaku certyfikacji (znak certyfikacji należy umieszczać w taki sposób, by ramka była widoczna),

− zastosowanie znaku jest dopuszczalne w kolorach oryginalnych lub w kolorze czarnym.

3. Znaków certyfikacji nie wolno stosować w raportach, sprawozdaniach z badań, wzorcowań lub kontroli, świadectwach odbioru oraz w certyfikatach/zaświadczeniach ze szkoleń. W sprawozdaniach, raportach z badań nie wolno również stosować jakichkolwiek informacji nt. posiadanego certyfikowanego systemu zarządzania. Sprawozdań z badań, wzorcowań lub kontroli nie można drukować na listownikach/ drukach z umieszczonym znakiem certyfikacji. Nie można stosować nawet wewnętrznie listownika ze znakami certyfikacji w powiązaniu z informacjami dot. badań. Znaków certyfikacji z logo PCA nie należy umieszczać w ogłoszeniach, zawiadomieniach, pisemnych komunikatach naklejanych lub inaczej prezentowanych na wyrobach. Ograniczenie to dotyczy również właściwych opakowań i materiałów promocyjnych dla tych wyrobów.

4. Znaki certyfikacji nie mogą być stosowane w dokumentach opisujących funkcjonowanie certyfikowanej organizacji (np. polityka jakości, księga jakości, procedury).

5. Znaków certyfikacji nie można również stosować na wizytówkach pracowników organizacji certyfikowanych lub na jej pieczątkach oraz na tabliczkach na drzwiach.

6. Klient zobowiązuje się do powoływania się na certyfikację oraz posługiwania się certyfikatem i Znakiem w sposób, który nie będzie sugerował, że nadana przez Pomorskie Centrum Certyfikacji Sp. z o.o. certyfikacja odnosi się do działalności i miejsc, które są poza zakresem certyfikacji, np. w przypadku organizacji wielooddziałowej, z których chociażby jeden oddział nie jest certyfikowany, wówczas znak certyfikacji mogą stosować tylko te oddziały/ filie, które są objęte certyfikacją.

7. Dopuszcza się stosowanie znaku certyfikacji przez producenta posiadającego certyfikowany przez PCC Sp. zo.o. system zarządzania, w postaci oświadczeń na opakowaniach większych, zbiorczych wyrobu (tzn. niedostępnych dla konsumenta jednostkowego, takich, których ten konsument nie ogląda) lub w informacji towarzyszącej, że certyfikowany klient posiada certyfikowany system zarządzania. Nie dopuszczalne jest stosowanie takich oświadczeń na opakowaniach jednostkowych, tak by nie sugerować certyfikacji wyrobu. Za opakowanie wyrobu uważa się to, które może być usunięte bez rozpadnięcia się lub uszkodzenia wyrobu. Za informację towarzyszącą uważa się informację dostępną oddzielnie lub łatwą do odłączenia. Etykiety identyfikujące typ wyrobu lub tabliczki identyfikacyjne brane są pod uwagę jako część wyrobu. Oświadczenie to nie powinno w żaden sposób sugerować, poprzez te środki, że wyrób, proces lub usługa są certyfikowane.

Oświadczenie to powinno zawierać odniesienie do:

– identyfikacji (np. marka lub nazwa) certyfikowanego klienta,

– rodzaju systemu zarządzania (np. jakością, środowiskowy) i mającej zastosowanie normy,

– jednostki certyfikującej wydającej certyfikat.

8. Certyfikowana organizacja zobowiązana jest do zaprzestania stosowania znaku w sposób, który PCC Sp. zo.o. uzna za niedopuszczalny.

9. Organizacja, której certyfikat zawieszono nie może stosować znaku w okresie zawieszenia.

10. Niedopuszczalne jest używanie znaku do nieaktualnego zakresu certyfikacji.

11. Jeżeli certyfikat został cofnięty lub utracił swoją ważność organizacja jest zobowiązana do natychmiastowego zaprzestania stosowania znaku.

12. Organizacja nie może przenosić prawa posługiwania się znakiem na inną organizację.

13. W przypadku natrafienia w reklamach, katalogach itp. na wprowadzające w błąd wykorzystywanie znaku (np. w odniesieniu do obszaru działania, który nie obejmuje zakresu certyfikacji systemu zarządzania), PCC Sp. zo.o. podejmie odpowiednie działania aż do cofnięcia certyfikatu włącznie.

14. PCC Sp. zo.o. zastrzega sobie prawo do kontrolowania prawidłowości stosowania znaku certyfikacji w każdych okolicznościach. Poprawność stosowania znaku sprawdzana jest również podczas każdego auditu.

15. Klient zobowiązuje się, że nie będzie składał lub dopuszczał do składania jakichkolwiek wprowadzających w błąd oświadczeń odnoszących się do certyfikacji udzielonej przez Pomorskie Centrum Certyfikacji Sp. z o.o.

16. Klient nie będzie stosował lub dopuszczał do stosowania dokumentu certyfikacyjnego lub jakiejkolwiek jego części w sposób wprowadzający w błąd klienta.

17. Klient ponosi pełną odpowiedzialność cywilnoprawną za wszystkie działania własne lub podjęte z własnej inicjatywy bez uzgodnienia z Pomorskim Centrum Certyfikacji Sp. z o.o. związane z wykorzystaniem certyfikatu i Znaku w sposób inny niż dopuszczony niniejszą umową.

18. Pomorskie Centrum Certyfikacji Sp. z o.o. jest wyłącznym dystrybutorem Znaku.

19. Pomorskie Centrum Certyfikacji Sp. z o.o. zezwala na stosowanie znaku w oryginalnym kolorze lub czarno-białej tonacji.

Nieakredytowane dokumenty certyfikacyjne

20. PCC SP. z o.o nie wydaje certyfikatów dla działań objętych zakresem posiadanej akredytacji, bez powoływania się na nią. W uzasadnionych przypadkach na wniosek klienta, dopuszcza się odstąpienie od konieczności powołania się na akredytację na dokumencie certyfikacyjnym za zgodą PCA.

21. W przypadku gdy PCC Sp. zo.o. wydała dokumenty certyfikacyjne przed uzyskaniem akredytacji (bez powołania się na akredytację), po uzyskaniu akredytacji dokonuje ponownego ich wydania z powołaniem się na uzyskaną akredytację, w ciągu roku od dnia decyzji o udzieleniu akredytacji, w tym zakresie.

Anna Jasiak-Kujawska